Acquisitions Supervisor

Job ID: J0920-0060
Job Type: Regular Full Time
Open Positions: 1
Posting Date: September 3, 2020
Closing Date: September 13, 2020
Union Affiliation: SSUO
Unit: Administration
Job Reports To: Head, Collections Strategy

Salary (Grade: 09)
Hiring salary range: $61,714-$77,956

Position Purpose

Coordinate and manage the operations of the acquisitions team to meet the changing needs and priorities of the department. Ensures the smooth operation of the unit to respond to requests for acquisitions for the Library’s collection. Identifies short- and long-term opportunities and problems and recommends solutions. Proactively manages special situations and complex acquisitions cases. Supports the Collections Strategy team in the management of acquisition-related elements.

Essential Qualifications

Post-secondary education in Documentation or Library and Information Technology or equivalent combination of education and work experience. At least 5 years experience in an acquisitions department or similar environment.

At least 1 year experience supervising employees.

Key Competencies

Key competencies required at the University of Ottawa:
Planning: Organize in time a series of actions or events in order to realise an objective or a project. Plan and organize own work and priorities in regular daily activities.
Initiative: Demonstrate creativity and initiative to suggest improvements and encourage positive results. Is proactive and self-starting. Show availability and willingness to go above and beyond whenever it is possible.
Client Service Orientation: Help or serve others to meet their needs. This implies anticipating and identifying the needs of internal and external clients and finding solutions on how to meet them.
Teamwork and Cooperation: Cooperate and work well with other members of the team to reach common goal(s). Accept and give constructive feedback. Able to adjust own behaviour to reach the goals of the team.

Other competencies

Knowledge of the bibliographic tools used for the acquisition of print or electronic documents.
Knowledge of the functions of an integrated library system, particularly an acquisition management module.
Experience in employee training.
Experience with accounting principles to evaluate and certify invoice payments.
Demonstrated analytical and problem solving skills.
Experience in customer service.
Organizational skills, ability to work under pressure effectively.
Excellent interpersonal skills.
Attention to detail.
High level of computer literacy, including Microsoft Excel (intermediate level).
Ability to work independently
Bilingualism – French and English (oral and written expression).

Note

All qualified candidates are invited to apply; however, preference will be given to Canadian citizens and permanent residents. The University of Ottawa is an equal opportunity employer. We strongly encourage applications from women, Aboriginal peoples, persons with disabilities and racialized persons. If you are invited to continue the selection process, please notify us of any particular adaptive measures you might require.

Applications from employees belonging to the bargaining unit SSUO will be considered first. Priority will be given to employees who have an entitlement as defined by their collective agreement or university policies. The University also accepts external applications; they will be selected in second place. Schedule with an average of 35hrs/week. Requirements related to skills and experience are determined by the University of Ottawa, and all positions are subject to relevant laws, collective agreements, and regulations. Please note that we will only communicate with candidates who are chosen for a preselection test or for an interview. Remember to upload a copy of your diploma(s) or a certificate of merit as well as a current version of your CV into the My documents section of your career profile (please include the job ID number, i.e. J0000-0000, in the title of your document).

Superviseur, unité des acquisitions

No de l’affichage : J0920-0060
Type de poste : Régulier, temps plein
Postes ouverts : 1
Date d’affichage : Le 3 septembre 2020
Date de clôture : Le 13 septembre 2020
Affiliation syndicale : PSUO
Unit : Administration
Poste relevant du : Chef, Stratégies des collections

Salaire (Classe : 09)
Échelle salariale à l’embauche : 61,714$-77,956$

Raison d’être du poste

Coordonner et gérer les opérations de l’équipe des acquisitions de manière à répondre aux besoins et aux priorités changeants du département. Assurer le bon fonctionnement de l’unité pour répondre aux demandes d’acquisitions pour la collection de la Bibliothèque. Détermine les opportunités et les problèmes à court et à long terme, et recommande des solutions. De manière proactive, gérer les situations particulières et les cas complexes d’acquisitions. Appuyer l’équipe de la Stratégie de collections dans la gestion des éléments liés aux acquisitions.

Qualités essentielles

Formation postsecondaire en Techniques de la documentation ou bibliothèque et information ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.
Au moins 5 années d’expériences dans un service d’acquisitions ou dans un environnement similaire.

Au moins 1 année d’expérience en supervision d’employés.

Compétences clés obligatoires à l’Université d’Ottawa

Compétences clés obligatoires à l’Université d’Ottawa:
Planification : Organiser dans le temps une succession d’actions ou d’évènements afin de réaliser un objectif ou un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre des activités quotidiennes.
Initiative : Démontrer de la créativité et de l’initiative à suggérer des améliorations et encourager des résultats positifs. Être proactif et entreprenant en étant disposé à aller au-delà lorsqu’il est possible de le faire.
Souci de la satisfaction de la clientèle : Aider ou servir les autres pour répondre à leurs besoins. Cela implique déterminer et anticiper les besoins de la clientèle interne et externe et trouver les moyens d’y répondre.
Travail d’équipe et collaboration : Collaborer et travailler avec les membres de l’équipe afin d’atteindre l’objectif commun. Accepter et offrir une rétroaction constructive. Savoir adapter son comportement pour atteindre des objectifs de l’équipe.

Autres compétences

Connaissance des outils bibliographiques utilisés pour l’acquisition de documents imprimés ou électroniques.
Connaissance des fonctions d’un système intégré de bibliothèques, particulièrement d’un module de gestion des acquisitions.
Expérience en formation d’employé.
Expérience des principes de la comptabilité afin d’évaluer et certifier des paiements de factures.
Compétences démontrées en matière d’analyse et de résolution de problèmes.
Expérience en service à la clientèle.
Aptitudes organisationnelles, capacité de travailler sous pression efficacement.
Excellente habileté interpersonnelle.
Souci du détail.
Niveau élevé de connaissances informatiques, y compris sur Microsoft Excel (niveau intermédiaire).
Capacité à travailler de façon autonome
Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).

Nota

Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée aux citoyens canadiens et aux résidents permanents. L’Université d’Ottawa souscrit à l’équité en matière d’emploi. Nous encourageons fortement les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les personnes racisées à poser leur candidature. Si vous êtes invité à poursuivre les étapes du processus de sélection, veuillez nous aviser de tout besoin nécessitant des mesures d’adaptations particulières.

Les candidatures des employé(e)s appartenant à l’Unité syndicale PSUO seront considérées. Les personnes ayant un droit de priorité de nomination au titre des conventions collectives et règlements applicables visant les employés en priorité d’emploi seront considérées en premier lieu. L’Université accepte également les candidatures externes qui seront considérées en deuxième lieu. Horaire d’une moyenne de 35hres/semaine. Les exigences en matière de compétences et d’expérience sont déterminées par l’Université d’Ottawa, et tous les postes sont assujettis aux lois, aux conventions collectives et aux règlements pertinents. Veuillez noter que nous ne communiquerons qu’avec les candidats sélectionnés pour un examen de sélection ou une entrevue. N’oubliez pas de télécharger une copie de vos diplômes et/ou lettre d’attestation d’études ainsi qu’une version actualisée de votre CV dans la section Mes documents dans votre profil de carrière (veuillez inscrire le numéro de concours dans le titre de votre document, p. ex. : J0000-0000).