Archivist

Rare Books & Special Collections

Deadline to apply: April 17, 2023, 11:59pm

Assistant Librarian or Associate Librarian (tenure track)
Duration: three years, with possibility of renewal
Salary minimum: salary commensurate with experience
Posting number: JR0000038340

The McGill Library seeks an innovative, service-oriented, and collaborative professional Archivist to curate its historic archival collections and perform additional liaison duties in Rare Books and Special Collections (RBSC). The position provides a range of library, archival, and information services to support research and teaching; contributes to comprehensive collections management and curation of materials; and actively promotes the collections through outreach, exhibition, and communications. The incumbent is a member of ROAAr (Rare & Special Collections, Osler, Art and Archives) and participates in fundraising, development, and grant applications and administration to further support of the library and promotion of the ROAAr collections.

ROAAr collections actively support the teaching, learning and research needs of McGill students and faculty from all disciplines, and an international research community. The primary RBSC holdings are in the humanities and social sciences and in particular Canadiana, history, literature, the history of ideas, travel and exploration, the history of the book, art and architecture form the core of the collection. 

THE McGILL LIBRARY

Located in Montréal, one of the world’s great multicultural and multilingual cities, McGill University is internationally recognized for its excellence as a leading institution of higher education and research. For nearly 200 years, through the work of dedicated people, McGill has been breaking ground in diverse fields and contributing solutions to some of the world’s most significant issues. McGill is also the most internationally diverse research-intensive university in Canada, with over 32% of its students coming to McGill from more than 150 countries. The University systematically appears on the annual list of the best employers in Montreal.

The McGill Library is committed to delivering high-quality, innovative information products, services and programs that focus on client needs and support the University’s strategic mission and directions. The Library proactively supports the teaching, learning and research needs of faculty and students to fulfill McGill’s strategic mission of excellence as a research-intensive, student-centred university.

The McGill Library has the largest collection in Quebec and is one of Canada’s largest academic libraries with over six million monograph titles and 150,000 e-journals and databases. The Library is a member of the Canadian Association of Research Libraries (CARL), the Association of Research Libraries (ARL), the Bureau de coopération interuniversitaire (BCI), the Center for Research Libraries (CRL), and the HathiTrust Digital Library.

INFORMATION FOR PROSPECTIVE STAFF

Information about the University and the McGill Library can be found on the University’s web site. As a tenure stream appointee, the successful candidate is expected to satisfy the requirements in the Regulations Relating to the Employment of Librarian Staff 

DUTY STATEMENT

Primary Purpose of Position

• To assist in the provision of a range of library and information services and collections to support teaching, learning, research, and outreach activities.
  

Duties and responsibilities include, but are not limited to:

• Curate and make accessible the Library’s historic archival collections. This may include managing, processing, arranging, and describing the collection for entry into McGill’s content management system (AtoM) and/or Sofia Discovery tool, as well as space management. Curate additional RBSC collections as assigned.
• Integrate RBSC collections into University teaching, learning, and research, and to the broader research community. Develop and maintain communication links and appropriate liaison with relevant University units. 
• Engage with donors and contribute to fundraising, development and outreach activities to build and improve access to Library collections, in coordination with the unit Head. Contribute to grants and other funding support to further develop, promote, and protect collections.
• Advise researchers on discovering, accessing and using effectively the full range of library and information resources available. Conduct information literacy/skills classes and training programs for relevant audiences.
• Animate collections through various means, including: communications (e.g. publications and social media), organizing visits and workshops with classes and other groups; developing exhibitions in Library or McGill campus venues, or beyond, including external museum loans.
• Work in partnership with ROAAr units and other library and University staff and sections, as well as external groups on specific projects.
• Assist in the development of the Library’s collections to ensure teaching, learning and research needs are met.
• Assist in ensuring that proper conservation and preservation standards are followed for all formats and media types.
• Represent the library on various library, faculty and university-wide committees as required.
• Engage in scholarly activities and professional service and develop a dossier for promotion and tenure, consistent with University Regulations.
• Additional duties as assigned based on individual knowledge and skills.
  

Reporting relationship

• The position reports to the Head Librarian, Rare Books & Special Collections.
  
  

SELECTION CRITERIA

Required:

1. A minimum of a bachelor’s degree and recognized professional library qualifications or an equivalent accredited degree with formal training in archival theory and practice is required. Advanced study in the humanities or social sciences is also highly desirable.
2. Knowledge of archival collection arrangement and collections management tools.
3. Professional experience in an academic, special or research library, or equivalent relevant experience is highly desirable.
4. Knowledge of and experience in the use of relevant information resources, including electronic and networked resources, and information and communications technology.
5. Ability to conduct information skills classes for small and large groups.
6. Familiarity with copyright and/or privacy legislation as required for consultation, reproduction, and dissemination of collections.
7. Organized, with high attention to detail. Ability to work independently and as part of a team; prioritize and balance multiple projects.
8. Excellent oral and written communication skills, including abilities in both English and French. McGill University is an English-language university where day to day duties may require English communication both verbally and in writing.
9. Capacity to supervise other staff and coordinate workflows.
   
   

APPLICATION PROCEDURE

Applications should address the above selection criteria, be accompanied by a letter of interest, curriculum vitae, and the names and addresses of three referees.

External Candidates: Applicants who are not current McGill employees must apply via external postings on Workday. Use the filters on the left-hand side to focus your search. The website will direct you to create a Workday account. Please note you must use a personal email address when creating this account.  Do not use @mail.mcgill.ca or @mcgill.ca email addresses. Applicants must use their legal name when creating an applicant account on Workday.  Please refer to the job aid:  Applying at McGill Guide for External Candidates

COMMITMENT TO EQUITY AND DIVERSITY

McGill University is committed to equity and diversity within its community and values academic rigour and excellence. We welcome and encourage applications from racialized persons/visible minorities, women, Indigenous persons, persons with disabilities, ethnic minorities, and persons of minority sexual orientations and gender identities, as well as from all qualified candidates with the skills and knowledge to engage productively with diverse communities.

At McGill, research that reflects diverse intellectual traditions, methodologies, and modes of dissemination and translation is valued and encouraged. Candidates are invited to demonstrate their research impact both within and across academic disciplines and in other sectors, such as government, communities, or industry.

McGill further recognizes and fairly considers the impact of leaves (e.g., family care or health-related) that may contribute to career interruptions or slowdowns. Candidates are encouraged to signal any leave that affected productivity, or that may have had an effect on their career path. This information will be considered to ensure the equitable assessment of the candidate’s record.

McGill implements an employment equity program and encourages members of designated equity groups to self-identify. It further seeks to ensure the equitable treatment and full inclusion of persons with disabilities by striving for the implementation of universal design principles transversally, across all facets of the University community, and through accommodation policies and procedures. Persons with disabilities who anticipate needing accommodations for any part of the application process may contact, in confidence, this email accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.

All qualified applicants are encouraged to apply; however, in accordance with Canadian immigration requirements, Canadians and permanent residents will be given priority.

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Archiviste

Livres rares et collections spécialisées

Date limite d’envoi de la candidature : 17 avril 2023, 23 h 59

Bibliothécaire adjoint ou associé (qui occupe un poste menant à la permanence)
Durée : Trois ans avec possibilité de renouvellement
Salaire minimum : Salaire à déterminer selon l’expérience
Numéro d’affichage : JR0000038340

La Bibliothèque de McGill recherche un archiviste professionnel novateur, axé sur le service et collaboratif pour conserver ses collections d’archives historiques et effectuer des tâches de liaison supplémentaires pour la Bibliothèque des livres rares et collections spécialisées. Le titulaire fournit divers services bibliothécaires, d’archivage et d’information à l’appui de la recherche et de l’enseignement; contribue à la gestion générale des collections et à l’organisation des documents; il promeut activement les collections par de la sensibilisation, des expositions et des communications. Membre du groupe ROAAr (Livres rares et collections spécialisées, Bibliothèque Osler d’histoire de la médecine, Collection des arts visuels et Archives), il participe à la collecte de fonds, au développement, aux demandes de subventions et à l’administration afin de soutenir davantage la Bibliothèque et la promotion des collections du groupe ROAAr.

Les collections du groupe ROAAr appuient activement les besoins en enseignement, en apprentissage et en recherche des étudiants et du corps professoral de McGill dans toutes les disciplines, de même que ceux d’une communauté de recherche internationale. Les principaux fonds de la Bibliothèque des livres rares et collections spécialisées portent sur les sciences humaines et sociales et, plus particulièrement sur le Canada, l’histoire, la littérature, l’histoire des idées, les voyages et l’exploration; l’histoire du livre, de l’art et de l’architecture constituent le noyau de la collection.

LA BIBLIOTHÈQUE DE McGILL

Située à Montréal, l’une des grandes villes multiculturelles et plurilingues du monde, l’Université McGill jouit d’une réputation internationale pour son excellence en tant qu’établissement d’enseignement supérieur et de recherche. Depuis près de 200 ans, grâce au travail d’une communauté dévouée, McGill est pionnière dans divers domaines et trouve des solutions à certains des plus grands problèmes de l’humanité. McGill est également la plus cosmopolite des universités de recherche au Canada, accueillant 32 % d’étudiants étrangers de plus de 150 pays. Enfin, l’Université paraît systématiquement sur la liste annuelle des meilleurs employeurs de Montréal.

La Bibliothèque de McGill est engagée à livrer des produits, des services et des programmes d’information novateurs et de grande qualité, axés sur les besoins de ses clients et au service de la mission et des orientations stratégiques de l’Université. La Bibliothèque répond proactivement aux besoins d’enseignement, d’apprentissage et de recherche du corps professoral et des étudiants pour remplir la mission stratégique de McGill à titre d’université de recherche axée sur ses étudiants.

La Bibliothèque de McGill détient la plus imposante collection au Québec et est l’une des plus grandes bibliothèques universitaires au Canada, avec plus de six millions de titres de monographies et 150 000 journaux électroniques et bases de données. Elle fait partie de l’Association des bibliothèques de recherches du Canada (ABRC), de l’Association des bibliothèques de recherche, du Bureau de coopération interuniversitaire (BCI), du Centre pour les bibliothèques de recherche et de la bibliothèque numérique HathiTrust.

INFORMATION À L’INTENTION DES EMPLOYÉS POTENTIELS

Vous trouverez plus de renseignements sur l’Université McGill et sa Bibliothèque sur le site Web de l’Université. En tant que titulaire pouvant accéder à la permanence, le candidat retenu devra satisfaire aux exigences définies dans le Règlement relatif à l’emploi des membres du personnel des bibliothèques.

ÉNONCÉ DE TÂCHES

Objectif principal

• Contribuer à fournir une gamme de services bibliothécaires et informatifs et des collections à l’appui de l’enseignement, de l’apprentissage, de la recherche et de la communication.
  

Au nombre des tâches et des responsabilités associées à ce poste, mentionnons :

• Organiser et rendre accessibles les collections d’archives historiques de la Bibliothèque, soit gérer, traiter, organiser et décrire la collection aux fins de saisie dans le système de gestion du contenu de l’Université McGill (AtoM) et/ou l’outil de recherche Sofia, et gérer l’espace disponible. Organiser des collections supplémentaires de la Bibliothèque des livres rares et collections spécialisées désignées.
• Intégrer les ouvrages de la Bibliothèque des livres rares et collections spécialisées aux activités d’enseignement, d’apprentissage et de recherche et à la communauté élargie de chercheurs. Développer et maintenir des liens de communication et de liaison appropriées avec les unités de l’Université concernées. 
• Établir des relations avec les donateurs et appuyer la collecte de fonds, le développement et la communication pour élaborer et améliorer l’accès aux collections de la Bibliothèque en coordination avec le chef de l’unité. Appuyer les activités entourant les subventions et les autres modes de soutien financier pour mieux développer, promouvoir et protéger les collections.
• Conseiller les chercheurs sur la découverte, l’accès et l’utilisation efficace de la gamme complète des ressources documentaires et d’information disponibles. Organiser des cours de connaissance de l’information et des programmes de formation à l’intention des publics concernés.
• Se livrer à des activités d’animation portant sur les collections rares par diverses initiatives, dont : des communications (p. ex. des publications et des messages dans des médias sociaux), organiser des visites et des ateliers avec des classes et d’autres groupes; élaborer des expositions à la Bibliothèque ou sur le campus de McGill ou ailleurs, de même que des prêts muséaux externes.
• Travailler en partenariat à des projets particuliers avec les unités du groupe ROAAr, des membres du personnel de l’Université et de ses sections ainsi que des groupes externes.
• Contribuer au développement des collections de la Bibliothèque pour assurer de combler les besoins en enseignement, en apprentissage et en recherche.
• Aider à assurer l’application des normes appropriées de conservation et de préservation dans tous les formats et toutes les catégories de supports.
• Au besoin, représenter la Bibliothèque dans des comités de la Bibliothèque, du corps professoral ainsi qu’à l’échelle de l’Université.
• Se livrer à des activités d’enseignement, fournir des services professionnels et développer un dossier de promotion et d’obtention de la permanence conforme aux règlements de l’Université.
• S’acquitter de tâches attribuées en fonction de ses connaissances et de ses compétences.
  

Hiérarchie

• Le titulaire relève du bibliothécaire en chef, Livres rares et collections spécialisées.
  
  

CRITÈRES DE SÉLECTION

Obligatoires

1. Exigences minimales : Baccalauréat et qualifications professionnelles reconnues en bibliothéconomie ou diplôme accrédité équivalent et formation officielle en théorie et en pratique de l’archivage. Des études avancées en sciences humaines ou sociales sont fortement souhaitables.
2. Connaissances des outils d’organisation et de gestion des archives.
3. Expérience dans une bibliothèque universitaire, spéciale ou de recherche, ou son équivalent, fortement souhaitable.
4. Connaissance et expérience pratique des ressources d’information appropriées, dont les ressources électroniques et mises en réseau, de même que de la technologie de l’information et des communications.
5. Capacité de donner des cours sur les compétences en information à l’intention de groupes petits et grands.
6. Connaissance usuelle du droit d’auteur et/ou des lois sur la protection de la vie privée aux fins de consultation, de reproduction et de diffusion des collections.
7. Sens de l’organisation et minutie. Capacité de bien travailler de manière autonome et au sein d’une équipe; établir les priorités de multiples projets et les équilibrer. 
8. Excellentes compétences en communications verbales et écrites en anglais et en français. L’Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais.
9. Capacité de diriger d’autres membres du personnel et de coordonner les flux de travail.
   
   

MODALITÉS DE PRÉSENTATION DE LA CANDIDATURE

Les candidatures doivent correspondre aux critères de sélection formulés ci-dessus et être accompagnées d’une lettre de motivation, d’un curriculum vitæ et des coordonnées de trois personnes pouvant agir à titre de références.

Candidats externes : Pour postuler, les candidats qui ne sont pas employés de McGill doivent suivre la procédure externe dans Workday. Pour cibler leur recherche, ils sont invités à utiliser les filtres sur le côté gauche. Le site Web leur demandera de créer un compte Workday. Ne pas utiliser une adresse électronique personnelle pour la création de ce compte. Ne pas utiliser les adresses électroniques @mail.mcgill.ca ou @mcgill.ca. Les candidats doivent utiliser leur nom légal lors de la création de leur compte personnel sous Workday.  Se référer au :  Guide pour les candidats externes

ENGAGEMENT À L’APPUI DE L’ÉQUITÉ ET DE LA DIVERSITÉ

L’Université McGill s’engage fermement à respecter les principes d’équité et de diversité au sein de sa communauté, tout en valorisant la rigueur et l’excellence académiques. Elle accueille favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et des minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes en situation de handicap, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation sexuelle et identité de genre, ainsi que de toute personne possédant les aptitudes et les connaissances nécessaires pour interagir au sein de groupes diversifiés.

McGill valorise et encourage la recherche qui reflète des traditions intellectuelles, des méthodologies ainsi que des modes de dissémination et de traduction diversifiés. Les candidats sont invités à démontrer la portée de leur recherche, aussi bien au sein de leur champ universitaire que dans un contexte interdisciplinaire, notamment dans les secteurs gouvernemental, communautaire et industriel. 

En outre, McGill reconnaît et prend équitablement en considération l’incidence des congés (p. ex. obligations familiales ou congés pour raisons de santé), qui peuvent entraîner des interruptions ou des ralentissements de carrière. Les candidats sont encouragés à signaler tout congé ayant eu une incidence sur leur rendement et pouvant avoir modifié leur parcours de carrière. Ces renseignements seront pris en compte aux fins d’évaluation équitable de leur dossier.

L’Université McGill dispose d’un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Elle tient également à s’assurer que les personnes en situation de handicap reçoivent un traitement équitable et puissent pleinement s’intégrer à la vie universitaire en ayant à cœur de mettre en œuvre les principes de conception universelle dans toutes les sphères d’activité de l’Université, conformément aux politiques et procédures relatives aux aménagements. Les personnes en situation de handicap qui pourraient avoir besoin de certains aménagements pour soumettre leur candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité par courriel accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.

On encourage tous les candidats qualifiés à postuler; veuillez noter que conformément aux exigences de l’immigration canadienne, la priorité sera toutefois accordée aux Canadiens ainsi qu’aux résidents permanents.